応募要件
【学歴・経験】
・日本語および英語ともにネイティブレベルの読み書き・会話力
以下のいずれかに該当する方
・ビジネスアドミニストレーション、マーケティング、ホテル・レストランマネジメントまたは関連分野の短期大学・専門学校卒業以上
または
・セールスコーディネーション、イベントプランニング、グループプランニング、ホテルオペレーション、宿泊部門、バンケットオペレーションまたは関連分野での実務経験（1～2年）
職務内容
本ポジションは、ホテルの収益目標達成および卓越した顧客体験の提供を目的として、イベントプランニング、グループプランニングおよびセールス＆マーケティング部門の管理業務を統括・調整します。
イベントおよび団体案件について、契約成立後から実施に至るまでの計画・調整業務を担当し、バンケットイベントオーダー（BEO）、グループレジュメおよび関連資料の正確な作成・配布を行います。また、セールス、宿泊予約、オペレーション部門およびビジネスパートナーとの円滑なコミュニケーションを維持し、イベントや団体案件の円滑な運営、ゲスト満足度の向上、リピートビジネスの獲得および部門目標の達成を支援します。
さらに、週次・月次の営業レポート作成、日次BEOの管理および配信、部門内コミュニケーションの調整、顧客データベースおよび営業記録の管理、チームシフト管理、誕生日会や表彰プログラム、チームビルディング活動などの従業員エンゲージメント施策の企画・運営を通じて、セールス＆マーケティング部門を包括的にサポートします。
主な業務内容
【イベント・グループ案件の企画および調整】
・契約済みイベントおよび団体案件について、セールスチームからの引継ぎを行い、顧客要件を正確に把握するとともに、計画段階への円滑な移行をサポートする
・イベント主催者、会議プランナーおよび団体担当者との関係構築を行い、効果的なコミュニケーション体制を確立する
・イベントおよび団体案件の要件を確認から運営部門への引継ぎまで管理し、円滑な実施を確保する
・バンケットイベントオーダー（BEO）、グループレジュメ、ルーミングリストおよび関連資料を作成・確認・配布する
・顧客とホテル各部門をつなぐ窓口として、すべての要件が正確に共有・実行されるよう管理する
・サイトインスペクション、プランニングミーティング、事前会議、事後レビューおよび顧客フォローアップを調整する
・イベントおよび団体案件のスケジュールを管理し、各マイルストーンや期限が遵守されるよう確認する
・セールス、宿泊予約、料飲部門、調理部門、宿泊オペレーションおよび外部パートナーと連携し、優れたゲスト体験を提供する
・変更依頼や特別リクエスト、直前の手配変更に対応しながら、サービス品質および運営効率を維持する
・事前準備と効果的なコミュニケーションを通じて、イベントおよび団体案件の成功を支援する
・顧客満足度向上施策を支援し、必要に応じてセールス責任者と連携して顧客フィードバックへの対応を行う
【セールス＆マーケティング部門の事務サポート】
・セールス＆マーケティング部門の各種事務業務をサポートする
・日次内部BEOおよび関連情報の管理・配信を行う
・週次、月次および随時発生する営業レポート、プレゼンテーション資料および業績管理資料を作成する
・顧客データベース、営業ファイル、契約書および部門記録を管理する
・部門会議、スケジュール管理、出張手配、ギフト証明書管理、システム発注およびシフト管理をサポートする
【関係構築およびチームエンゲージメント】
・顧客、ビジネスパートナーおよび社内関係者との良好な関係を構築・維持する
・セールス、宿泊予約、レベニューマネジメント、ウェディングおよびマーケティング部門と密接に連携する
・顧客満足度向上施策を支援し、必要に応じてフィードバックへのフォローアップを行う
・誕生日イベント、表彰プログラム、チームビルディング活動および部門イベントなど、従業員エンゲージメント活動を企画・調整する
・チームワークと部門間協力を促進し、部門およびホテル全体の目標達成に貢献する
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