Summary:
The prime focus of this role will be to ensure delivery of excellent customer service through prompt and accurate processing of orders, communication, and coordination with other departments to resolve inquiries and promote customer loyalty.
Reporting to the Region General Manager, the Customer Service Representative processes orders, corresponds and liaises with external logistic teams on inbound goods and fulfills customer inquiries to ensure customer satisfaction. Provides administrative support for Japan office & legal entity management.
Essential Duties and Responsibilities:
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Acts as first point of customer contact for general inquiries such as order intake, pricing, products, scheduling, etc.
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Immediately enters all customer orders into ERP and confirm orders to customers with terms, pricing and accurate delivery schedules.
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Maintains accurate shipping/logistics details on all orders and continually update customers as needed.
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Maintains invoicing routines, consignments, and be a part of the collections process.
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Accepts and documents all returns/claims and follow up with the customer as needed.
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Documents all issues in the internal quality system.
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Sets up and maintain items and customers in ERP.
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Acts as liaison between customer, external sales force and company production and supply facilities.
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Obtains and evaluate all relevant information to process and resolve customer inquiries and complaints.
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Works with manufacturing to improve sales forecasts, availability and to ensure on-time shipments via scheduling, prioritization of processes, etc.
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Interfaces with freight couriers and freight forwarders.
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Provides administrative support for Japan office & legal entity management. In collaboration with Region General Manager, other functions and external professionals, prepare documents related to social welfare, tax, etc.
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Supports the planned office relocation from Yokohama to Tokyo.
Qualifications:
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Good interpersonal and communication skills at various levels
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Willingness to learn and work in a fast-paced growing team
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English skills to cater to a diverse customer base and cross-functional teams
Education and/or Work Experience:
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Minimum 5 years B2B customers service experience
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Industrial experience is welcomed
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A commitment to improving customer experience
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Understanding of the global incoterms 2020 standards
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Literacy & computer skills
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Ability to speak, write and read in English
職種
カスタマーサービス（Customer Service Representative）
勤務地
東京都（現拠点：横浜市）
レポートライン
リージョナル・ゼネラルマネージャー
職務概要
本ポジションの主な目的は、受注業務を迅速かつ正確に遂行するとともに、お客様との円滑なコミュニケーションおよび社内関係部署との連携を通じて問い合わせ対応を行い、優れたカスタマーサービスを提供することです。これにより顧客満足度の向上と顧客との長期的信頼関係の構築を推進します。
主な職務領域
リージョナル・ゼネラルマネージャーのもとで、受注処理業務を担当するとともに、海外工場からの入荷品に関する外部物流パートナーとの連携や顧客からの問い合わせ対応を通じて、高い顧客満足度の実現に貢献します。また、日本法人およびオフィス運営に関する管理業務のサポートも担当します。
主な職務内容
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受注、価格、製品、納期などに関する問い合わせ窓口として顧客対応を行う。
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顧客からの注文内容を速やかにERPシステムへ登録し、取引条件、価格、正確な納期を明記した受注確認を顧客へ送付する。
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全ての受注案件について正確な出荷・物流情報を管理し、必要に応じて顧客へ最新情報を提供する。
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請求業務、在庫管理、および売掛金回収業務の一部を担当する。
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返品・クレーム案件を受け付け、記録し、必要に応じて顧客へのフォローアップを実施する。
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発生した問題や不具合を社内品質管理システムへ記録する。
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ERPシステム上で製品マスタおよび顧客マスタの登録・維持管理を行う。
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顧客、営業担当者、社内製造部門および供給拠点との連絡窓口として調整業務を担う。
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顧客からの問い合わせや苦情に対し、情報を収集・分析し、適切な解決を図る。
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製造部門と連携し、販売予測精度の向上や製品供給の最適化を推進するとともに、納期遵守を実現する。
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宅配便事業者および国際物流業者との連携・調整を行う。
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日本オフィスおよび日本法人運営に関する事務サポートを提供する。
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社会保険、税務等に関する各種書類の準備を行う。
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横浜から東京へのオフィス移転プロジェクトを支援する。
応募資格
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様々な階層の関係者と良好な関係を構築できる対人コミュニケーション能力
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成長環境において主体的に学び、柔軟に業務へ取り組む意欲
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多様な顧客および社内関係部門と円滑に連携できる英語力
学歴・経験要件
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BtoBビジネスにおけるカスタマーサービス業務経験5年以上
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製造業または産業関連分野での業務経験があれば尚可
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顧客体験の継続的な向上に対する高い意識
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Incoterms® 2020の理解
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基本的なPCスキルおよび事務処理能力
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英語：ビジネスレベル
ハイペリオン・マテリアルズ＆テクノロジーズ コアコンピテンシー
チームワーク（Teamwork）
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信頼関係を構築し、アイデアを共有しながら協働して成果を創出する。
職務知識（Job Knowledge）
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必要な情報を主体的に収集・評価し、知識を活用して課題解決を行う。
コミュニケーション（Communicates Clearly）
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相手の話に耳を傾け、簡潔かつ明確に情報共有を行うと共に多様な意見を尊重する。
変化対応力（Adaptability）
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変化を前向きに受け入れ、明確な目標を持って組織のビジョンに沿った行動変容を推進する。
オーナーシップ（Accountability）
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自身および周囲の成果に責任を持ち、高いパフォーマンスを追求する。
