仕事内容:
ビザ申請センター マネージャー（Center Manager）会社概要
TLScontactは、世界各国の政府機関に代わり、旅行者や市民に対してビザおよび領事関連サービスを提供しています。
ビザ申請業務を通じて培ってきた専門知識と、安全かつ確実な申請処理の経験を活かし、海外および国内において、さまざまな政府・市民向けサービスを提供しています。
また、最新のテクノロジーを活用して政府機関のデジタルトランスフォーメーションを支援し、業務効率の向上と、より質の高いカスタマーサービスの実現に取り組んでいます。
募集職種
ビザ申請センター マネージャー（Center Manager）
勤務地
東京都
レポートライン
Regional Manager（リージョナルマネージャー）
マネジメント対象
Supervisor、Agents
ポジション概要
ビザ申請センター（Visa Application Centre）の責任者として、センターの日々の業務運営を統括していただきます。
政府機関であるクライアントや社内外の関係者と連携しながら、サービス品質の向上、業務効率化、スタッフのマネジメント、顧客満足度の向上および事業目標の達成を推進する重要なポジションです。
主な業務内容
- 標準業務手順（SOP）に基づき、ビザ申請センターの日々の業務運営を統括する
- 大規模センターの場合、1か所以上の一時的なリモート申請センター（TEL）の運営についても管理・サポートする
- 高品質なサービスの企画、調整および実施を推進する
- 政府機関であるクライアント、関連するサポート組織および外部企業と連携し、サービスの開発・改善を行う
- ビザ申請センターの施設・設備を適切に管理し、安全かつ効率的に利用できる環境を維持する
- センターの戦略的な計画策定および実行をサポートする
- 事業戦略および商業的な取り組みに貢献し、売上・粗利益の向上、市場シェアの拡大および新規ビジネスの開拓を推進する
- 業務効率および生産性の最大化を図る
- 採用、目標設定・評価、研修・育成、モチベーション向上などを通じて、スタッフを効果的にマネジメントする
- スタッフと顧客との間に適切かつ円滑なコミュニケーション体制を構築・維持する
- 申請処理に関わるシステムおよび業務プロセスが適切に運用されていることを確認し、顧客情報および関連情報の機密性を維持する
- TLScontactの企業理念・バリューに基づいてセンターおよびスタッフを管理し、センター内の企業文化の醸成を推進する
- 他のビザ申請センターおよびリモート申請センターに対して、アドバイスやメンタリングを通じたサポートを行う
- 全社的な施策・イニシアチブをセンターで効果的に実施する
- 健康・安全に配慮した良好な職場環境を維持する
- 会社のプロセスに従い、各種業績・運営レポートを作成・提出する
- 現行の業務遂行およびレポーティングプロセスの継続的な改善を推進する
応募資格経験
- 多国籍企業における5年以上の実務経験（カスタマーエクスペリエンス／顧客対応を重視する環境での経験）
- 3年以上のチームマネジメント経験
- 3年以上のオペレーション・業務プロセス管理経験
スキル・能力
- 日本語および英語でのビジネスレベルのコミュニケーション能力（会話・読み書き）
- フランス語ができる方は歓迎
- Microsoft Officeの基本的な操作スキル
- 細部まで注意を払い、主体的かつ自律的に業務を遂行できる方
- 優れたコミュニケーション能力および組織力
- 成熟した判断力と高い誠実性を備えている方
- 新しい知識や業務を迅速に習得できる方
- チームワークを重視し、部門を越えて良好な関係を構築できる方
- 高い責任感を持ち、限られた期限やプレッシャーのある環境でも効果的に業務を遂行できる方
- 基本的な財務・会計に関する知識
- 高い感情知性（EQ）
- プロジェクトマネジメント経験があれば尚可
- ビジネス開発の経験があれば尚可
KPI・評価指標
- 合意された財務目標の達成または目標超過
- 合意されたサービス品質・業務パフォーマンス指標の達成または目標超過
- 各種ビジネス指標に基づく継続的なパフォーマンス改善
- 労働災害および休業災害の削減
- スタッフの離職率低減
- クライアントからの苦情・クレームの削減
- 顧客満足度の向上
TLScontactの職場環境
TLScontactでは、すべての従業員が自身の能力や才能を最大限に発揮できる、支援的かつインクルーシブな職場環境の構築を大切にしています。
性別、バックグラウンド、人種、宗教などにかかわらず、一人ひとりの多様性を尊重し、すべての社員の声が大切にされる組織づくりを目指しています。
多様性に富み、意欲の高い人材が活躍できる環境を整えることで、ビザサービス業界における持続的な成長と長期的な成功につなげていきます。
Job description:
At TLScontact, we work with governments from around the world to provide visa and consular services on their behalf to travellers and citizens. Our core expertise, built up in visa processing, enables us to apply our secure processing experience to a wide range of government and citizen services, both abroad and in-country. Harnessing new technology, we support governments in their digital transformation, helping to improve efficiency and enhance customer service.
Job Title: Center manager
Place of work:Tokyo,Japan
Reporting to: Regional Manager
Subordinates: Supervisor, Agents
Requirements:
Experiences:
- Minimum 5 years’ experience in multi-national company with customer experience focus
- At least 3 years in team management experience
- Minimum 3 years’ experience in Operations process management
Skills and abilities:
- Fluent Japanese and English (speaking/reading/writing) is required
- French language proficiency is preferred.
- Proficiency in MS Office
- Detail oriented, initiative and independent
- Strong communication and organizational skills
- Mature, intelligent and high level of personal integrity
- Fast learner
- Strong team player, ability to build relationship cross-functionally
- Strong sense of responsibility and ability to work effectively within limited deadlines and under pressure
- General finance literacy
- Emotional inelegance
- Project management skill is an advantage
- Business development skill is an advantage
Responsibilities:
- Manage the day-to-day operations of Visa Applications Centre in compliance with Standard Operations Procedure, and for larger Centre’s additionally manage the operations of one or more subsidiary temporary remote Application Centres (TELs)
- Develop, coordinate and implement first-class services
- Work with the government client, other support organizations and companies to develop and enhance services
- Manage the physical facilities of the VAC to ensure they are fit for purpose.
- Contribute to strategic planning and implementation actions
- Contribute to strategic commercial developments, develop turnover and gross margin, increase market share and lead new commercial developments
- Maximize productive efficiency within the company
- Ensure the effective management of the VAC/TEL staff team through recruitment, objective setting and review, training and development, and the motivation of staff through effective leadership and appropriate implementation of recognition and reward practices
- Ensure appropriate communication channels exist between the staff and customers
- Ensure the integrity of systems and processes to manage applications effectively and ensure the confidentiality of client
- Manage the VAC operation and staff in accordance with Corporate Values, and develop the Centre’s culture to ensure its alignment with the Values
- Support the development of other VAC/TEL locations through advice and mentoring
- Ensure the effective implementation of central Company initiatives
- Ensure a healthy and safe working environment
- Perform business reporting in accordance with Company processes
- Improve on Employer’s current delivery and reporting processes
KPIs for the Role:
- Meet/exceed agreed financial metrics
- Meet/exceed agreed service performance metrics
- Continuous performance improvement against a dashboard of business metrics, including reduction of accidents and lost time incidents, reduction in staff attrition, reduction of client complaints, and increase in customer satisfaction measures.
In TLScontact we are cultivating a supportive, inclusive working environment where all our employees can thrive and express their talent, whatever their gender, background, race or religion. This is our way to build the most diverse and engaged talent pipeline where each employee’s voice matter and valued. We believe that this approach will lead us to a long-term success as an organization in visa services industry.
アピールポイント:
- グローバルなビザ・領事関連サービスを提供する国際的な環境
- ビザ申請センターの運営・スタッフマネジメントを担う重要なマネージャーポジション
- 政府機関のクライアントや社内外の関係者と連携し、サービス改善・業務効率化を推進
- 日本語・英語を活かしてグローバルに活躍できる環境
- センター運営に加え、プロジェクトや事業開発など幅広いキャリア機会
求める人材:
- ビザ申請センターなどのサービス拠点の運営や、チームマネジメントに責任を持って取り組める方
- オペレーションを管理し、業務プロセスやサービス品質の継続的な改善を推進できる方
- 社内外の関係者と円滑にコミュニケーションを取り、良好な関係を構築できる方
- 課題に対して主体的に考え、スピード感を持って行動できる方
- プレッシャーのある環境でも冷静に判断し、責任を持って業務を遂行できる方
- 多様なバックグラウンドを持つメンバーと協働し、チームをまとめることができる方
- 日本語・英語を活かし、国際的な環境でキャリアを築いていきたい方
- サービス品質の向上とお客様の満足度向上に強い関心をお持ちの方
勤務時間・曜日:
Working Hours
- Standard working hours are 8 hours per day, 5 days per week from Monday to Friday.
- Working hours will be scheduled in accordance with business and operational requirements.
- Overtime may be required depending on business needs.
休暇・休日:
Full Weekends: Saturday and Sunday and all of the public holidays
勤務地:
勤務地の補足
・勤務地：東京都内のビザ申請センター
・必要に応じて、国内外への出張が発生する場合があります。
・受動喫煙防止対策：勤務先施設内は全面禁煙です。
アクセス:
・東京メトロ南北線「六本木一丁目駅」
・東京メトロ日比谷線「神谷町駅」より徒歩約10分
・東京メトロ銀座線・南北線「溜池山王駅」より徒歩約6分
その他:
Job Type: Full-time
Pay: From 700,000円 per month
Average number of scheduled working hours (monthly): 160 hour(s)
Language:
- English (Preferred)
- French (Preferred)
