学会事務スタッフ(未経験歓迎) 残業月平均20h/フレックス制/土日祝休/年休126日/テレワーク可
正社員/職種未経験OK/業種未経験OK/内定まで2週間/完全週休2日/転勤なし/残業月20h以内
医療や科学、法律…
日本の学術研究を陰ながら支える仕事。
医療や科学技術など、さまざまな分野の学術発展に不可欠な場である「学会」。
だからこそ、研究者たちの事務負担を減らし、学術研究に専念できる環境をつくりたい。そんな想いで私たちは立ち上がりました。研究者に代わって、学会の会員管理や会計、庶務などを担うことで「学会」を支援しています。
今回お任せするのは、学会と当機構の連絡窓口となる「学会事務スタッフ」。難しい業務はありませんが、単なるルーティンワークでもありません。
研究者の方々がより研究に集中できるように、改善提案を行なうのも大切なミッション。たとえば、会議の資料を電子化したり、学会の刊行物を郵送からWeb配信に変更したり、事業実施のワークフローを見直したり…これまで多くの業務改革を提案してきました。
とはいえ、入社後すぐに提案してほしいなんて言いません。最初の1年間は研修期間。じっくり業務の流れを覚え、少しずつ業務の幅を広げていけます。
ゼロから、社会貢献性の高い事務を始めませんか。あなたの存在が、日本の学術発展を支えることにつながります。
----- 募集要項 -----
【職種名】
学会事務スタッフ(未経験歓迎) 残業月平均20h/フレックス制/土日祝休/年休126日/テレワーク可
【仕事内容】
学会の会員管理や会計、庶務を担う当機構。学会事務スタッフは、学会の執行部とやりとりを行う「学会担当者」としてご活躍いただきます。入社後は、シンプルワークからスタート!徐々に業務の幅を広げていけるため、未経験でも安心です!
同じ分野の学術研究を目的とした、研究者の団体。医療関連を中心に、法律や科学など合計で現在127学会と取引し、約11万2840名をサポートしています。
大学の先生や研究機関・企業の研究員に加え、病院で診療を行う医師や医療従事者も様々な学会で研究活動を行っています。学会事務スタッフがやりとりするのは、主に学会の執行部。学者や医師が多いです。
<具体的な仕事内容>
学会からの問い合わせ内容に応じて、各部署に依頼。内容は「入退会・住所変更があったので、会員登録データを更新してほしい」「学会誌を発行するから、会員のデータがほしい」等様々です。対応完了後、先方へ報告。会費請求書発行や入金確認業務を行います。
帳簿記帳や財務管理等を行う学会会計課の指示を受け、学会の執行部とやりとりします。「次年度のご予算はどうなっていますか?」等会計に関する連絡や調整をする業務です。別途、書類発送、伝票起票等も担当します。
いずれは学会事務スタッフのメインとなる業務。学会に関する様々な問い合わせ対応や会議運営、選挙事務、資格認定事務、講習会開催、各種選考、文部科学省や厚生労働省との渉外等も担当します。状況に応じた適切な対応が求められますが、上長や前任者のサポートのもとで、徐々にノウハウを身につけていけます。
提携業務だけでなく積極的な改善提案を行うことも大事。あなたの提案が学会、社会への貢献につながります。
【応募資格】
専門卒以上/職種未経験歓迎/業種未経験歓迎/第二新卒歓迎/ブランクOK
1)短大・専門卒以上
2)Word・Excelの基本スキル
┗「複数のシートをまたいでデータの集計や並び替え、抽出などができる」「図や表が問題なく作成できる」「VLOOKUP関数などでデータ抽出を行なえる」など中級レベルを想定しています。
※ブランクの有無は問いません。
【以下に当てはまる方にピッタリの仕事です!】
- 細かなチェック作業に抵抗がない方
- 気持ちを切り替えることが得意な方
- 前向きかつ主体的に仕事に取り組める方
- シンプルワークからスタート!徐々にスキルアップを!
年間スケジュールに沿って業務を進めれば大丈夫。また、各種テンプレートを用意しています。
【募集背景】
会員管理や会計、庶務などの学会事務を受託することで、間接的に学術研究をサポートしている当法人。現在、127もの学会から業務を受託し、約11万2840名もの会員をサポートしています。学会運営体制の積極的な改善提案に対して高い評価をいただき、依頼が増えている状況です。これからもできる限り多くの依頼に応えていくためには、組織体制の強化が欠かせません。そこで今回、新たに学会事務スタッフをお迎えすることにしました。
【雇用形態】
正社員
※3ヶ月の試用期間があります。その間の待遇は【勤務時間】欄をご覧ください。給与などは変わりません。
【勤務地】
本部/東京都文京区大塚5-3-13 3F
- 転勤はありません。
- テレワークによる勤務を推進している当機構。週3回のリモートワーク・在宅勤務が可能です。その場合、就業時間はフレックス制度適用外となります。
※担当する学会によっては回数が前後しますが、年に2〜3回、多くて5〜6回は、1〜5泊の宿泊を伴う全国出張があります。
【交通】
東京メトロ丸ノ内線「新大塚駅」より徒歩8分
東京メトロ有楽町線「護国寺駅」より徒歩15分
【勤務時間】フレックスタイム制(標準労働時間1日7時間/コアタイム10:30〜15:30)
※残業は月平均20時間です。
※試用期間中は9:30〜17:30(休憩時間1時間)の固定勤務となります。
※平日18時以降に、学会の理事会や委員会が開催される場合があります。
【給与】
月給25万円以上+各種手当+賞与(昨年度実績:4ヶ月分)
※経験・能力を考慮して決定します。
※みなし残業手当(3万7879円以上/20時間分)を含む月給額です。超過分、学会の行事都合による残業代、休日出勤手当は別途支給します。
<年収例>410万円/入職1年・28歳
460万円/入職3年・35歳
630万円/入職10年・47歳
【休日休暇】
<年間休日126日>(前年度実績)
┗月0〜3回ほど、理事会や委員会の開催で休日出勤をする場合があります。その際、振替休日の付与もしくは休日出勤手当を支給します。
- 祝日
- 年次有給休暇
- 夏季休暇(2日)
- 年末年始休暇(8日※12/29〜1/5)
- 産前産後休暇(取得・復職実績あり)
- 育児休暇(取得・復職実績あり)
- 介護休暇
- 慶弔休暇
- ライフサポート休暇(1日)
- 学校行事休暇
【福利厚生・待遇】
- 昇給年1回(4月)
- 賞与年2回(7月、12月 ※昨年度実績:4ヶ月分/みなし残業手当も含めた金額で計算)
- 決算賞与(業績による)
- 交通費全額支給
- 社会保険完備(雇用、労災、健康、厚生年金)
- 時間外手当(超過分)
- 出張手当
- 役職手当
- 資格手当(日商簿記2級以上、実用英語技能検定準1級以上など)
- 結婚祝金
- 出産祝金
- 入学祝金
- 退職金制度
- オフィス内禁煙
- 服装自由(私服可)
- 副業OK
- 会食補助金
- テレワーク制度(ルールあり)
- ウォーターサーバー完備
- インフルエンザ予防接種全額負担
【一緒に働く仲間】
学会事務スタッフ(学会業務部のスタッフ)は現在、15名。メンバーをはじめ、チーフマネージャー、サブマネージャー、マネージャーが活躍しています。男女比は2:8で、年齢層は20〜50代と幅広いです。
中途入職者ばかりの組織で、前職はSEや営業、経理、企画、販売など様々。転職理由は「学会の発展に貢献したい」「今のキャリアが行き詰まっているので、新しいことにチャレンジしたい」といった先輩が多いです。未経験スタートの気持ちが分かる先輩ばかりのため、分からないことや困ったことがあれば、気兼ねなく質問・相談してください。
【入職後の流れ】
入職2ヶ月後は初期研修として半日×2日間、座学で業務の説明を実施。試用期間中は先輩のサポート役として、単純作業からチャレンジ。先生方との顔合わせを経て、できることを増やしていきます。
1年の動きを理解したら、ひとり立ちへ。とはいえ、同じフロアで仕事をしているため、上司や先輩にいつでも質問・相談できます。昇給や賞与の時期に面談も行なっていますので、不安なことがあれば教えてください。
- 入職3〜5年でサブマネージャーやマネージャー、入職6〜10年でチーフマネージャーとなることが可能!管理職は、メンバーの相談役。業務管理や、定期的な支払承認や出張管理などを行ないます。
----- 取材担当者のコメント -----
【取材から受けた会社の印象】
取材で最も印象的だったのは、学会事務を請け負える会社・団体そのものが非常に数少ないというお話です。しかも、専業で学会事務を手がけている同機構のような存在は数えるほどしかないとのことでした。
一方でここ数十年、学会の数は増え続けているのだとか。学術分野が細分化されていることによって、それと比例して学会も次々に誕生しているのだそうです。そうした状況だからこそ、専業としてノウハウのある同機構への依頼も増えているそう。営業活動を行なわずとも、口コミで取引が増加しているといいます。
創業当時からの「学会事務の専門家集団を作りたい」という想いが現実となり、ニーズも拡大している今、非常に将来性のある仕事だと感じました。
【この仕事のやりがい&厳しさ】
【やりがい】 先生方から感謝の言葉をもらったとき
たとえば、総会や委員会の運営。受け持ち担当の学会にもよりますが、参加人数が数百人規模にのぼることもあるそうです。実際、とある学会事務スタッフは、300名規模の会議をとりまとめたことがあるのだとか。会議が無事に終わったときに、達成感を得られるのはもちろん、先生方から「よくやってくれて、助かっているよ」といった言葉をかけてもらうことがあるといいます。そのときに、先生方の役に立てている実感がわいてくるとのお話でした。
【厳しさ】 幅広い知識を身につけなければならないこと
会員管理や会計の実務はそれぞれの課の専門職員が行なうとはいえ、学会との窓口になるのは学会事務スタッフです。一口に会員管理や会計、庶務と言っても守備範囲は広く、様々な知識が求められます。たとえば、ソフトウェア、ネットワーク、簿記、会計、法律など。「どこに任せたらいいか」「どこに聞けばいいか」を判断できる程度まで、幅広い知識を身につけなければ務まりません。いずれもざっくりと理解しておけばOKですが、少なくとも学ぶべきことが多く、想像以上にとても大変と感じる瞬間もあるでしょう。
【この仕事の向き&不向き】
【向いてる人】 何事も前向きに捉えることができる方
同法人が大切にしているスタンスは、イレギュラーも楽しむということ。何事も前向きに捉えることができる方は、活躍間違いなしといえるでしょう。
言われたことだけに取り組むのではなく、言われたこと以外にアイデアを出すなど仕事に対して意欲的に取り組むことが大事だと同法人は考えています。自分で考えて行動できる方にぴったりの仕事です。
【向いてない人】 細かいチェックが苦手な方
正確な文章を作成したり正確な情報を発信したりする機会が多々あります。細かいチェックが苦手な方は向いていません。
社内外問わず、多くの人とコミュニケーションをとる場面が多々あります。ストレスをうまくコントロールできない方も活躍が難しいでしょう。
