職務の目的
オフィスマネージャー は、オフィスの日常運営および以下に記載するすべてのオフィス機能を統括する責任を持つ。オフィスマネージャー は アシスタント オフィスマネージャーおよび将来的に採用されるオフィス常駐スタッフ（例：倉庫スタッフ）の管理責任を負う。 オフィスマネージャーは、子会社チームにおけるオフィス内の「窓口担当」として、週次・月次レポートを含むすべての管理業務を担う。また、グループ本社に対しては、営業以外のすべての問い合わせの第一窓口となる。本職務では、細部への注意と、営業チームおよび顧客に対して約束したことを確実に実行する姿勢が常に求められる。
主な職務内容
オフィスマネージャー は リージョナルセールス とフィールドセールスチームをサポートする。オフィスマネージャー は エリアセールスマネージャーおよび顧客からの電話対応の第一窓口となり、常に一流のサービスを提供する責任を負う。
オフィス管理
受注〜出荷までを SOP と与信管理に従って正確に処理
オフィスの安全衛生管理と在庫管理を担当
記録管理と SOP 遵守、新入社員のトレーニング
購買発注書の作成・承認取得、サプライヤー管理
顧客対応・クレーム処理を迅速に実施
オフィス設備の維持管理と必要な修繕 PO の提出
オフィス用品の価格交渉、SOP 更新
日次・週次・月次の売上レポートを関係者へ送付
会計管理
日次会計処理（購買台帳・売掛金・買掛金）
月次給与データの提出・承認
経費精算処理
ASM のコミッション／ボーナス計算・支払い
銀行口座管理・照合
消費税申告
週次キャッシュレポート提出
月次決算
月次決算書の作成
第3営業日までに本社へ報告
貸借対照表の全科目を本社と月次レビュー
インターカンパニー勘定の月次照合
本社の管理会計作成をサポート
サプライヤー管理
サプライヤーおよびビル管理会社との関係構築
本社の年次監査対応をサポート
監査資料の作成を支援し、正確性と完備性を確保
倉庫・在庫管理
マーケティング資材・冊子類の在庫管理（欠品ゼロを維持）
入荷品の適切な保管およびシステム登録
子会社の月次商品発注を本社へ提出
すべての注文（販促品・冊子含む）の梱包・発送・請求処理
営業サポート
Lunch & Learn の運用（案内状、ポスター、サンクスレター、修了証の送付など）
Partnership Programme の管理・運用・チェック
製品クレームを TAF と連携し、英国 QC 部門へ報告
動物病院への郵送物の管理・実施
月次棚卸の実施
一般事務
電話応対
文房具の発注
来客対応（飲み物提供含む）
郵便物の開封・仕分け
メール送付、ラミネート、スプレッドシート管理、ファイル作成などの一般事務
オフィスの安全・清潔・整頓の維持（軽度の清掃含む）
その他の業務
オフィスマネージャーは柔軟に対応し、職務記述書に記載されていない業務も担当する場合がある。
必要に応じて時間外・休日勤務を行う
上司から依頼されたその他の業務を遂行
社内会議・研修への参加
他拠点への出張が発生する場合あり
保有すべきスキル
優れた対人能力・コミュニケーション能力
ビジネス英語力（TOEIC 735〜860程度）／英語および日本語の読み書き・会話が流暢
高い IT スキル（特に Excel）
英語および日本語の読み書き・会話が流暢
会計ソフトの使用経験
求められる姿勢
常に誠実に行動する
高い職業倫理と品位
同僚・スタッフを尊重
サービス改善に協力
自身の言動と成果に責任を持つ
優れた時間管理能力
人物像
学習が早い
自発的に動ける
自律的に業務を遂行できる
勤勉
前向きで熱意がある
チームプレーヤー
実働時間：1日あたり8時間
平均勤務日数：1ヶ月あたり18日 〜 20日
勤務時間：9:00～18:00（休憩1時間）
月平均残業時間は20時間以内で、ワークライフバランスを重視した環境です。
完全週休2日制（土・日）／年間休日120日以上
有給休暇、GW・夏季・年末年始休暇あり。
ワークライフバランスを重視した環境です。
JR京葉線、東京メトロ日比谷線「八丁堀駅」から徒歩9分、東京メトロ東西線/日比谷線「茅場町」から徒歩10分
基本給：年俸 600万円 〜 700万円
固定残業代：なし
【一律手当】
全員に一律で支払われる通勤・皆勤・家族手当金額：あり
全員に一律で支払われるその他手当金額：あり
少人数で落ち着いた環境の中、裁量を持ってオフィス運営をリードできるポジションです。英国本社とのやり取りも多く、英語を活かしながら幅広いバックオフィス業務に挑戦できます。
営業チームからの信頼も厚く、貢献実感の高い職場です。
喫煙所：なし（敷地内全て禁煙）
書類選考 → アセスメント（適性・スキルテスト） → 一次面接 → 二次面接 → 内定
※面接は対面で実施します。（於: 東京都中央区新川2丁目の事務所）
