代表の業務を支えながら、事務所全体の運営をサポートする
代表秘書兼総務事務スタッフを募集します。
※本求人募集はことのは税理士法人グループ、ことのはファミリーデザイン株式会社での雇用契約となります。
雇用形態は正社員ですが、勤務時間は週30時間程度を想定。
フルタイム勤務ではなく、限られた時間の中で集中して働きたい方にも合うポジションです。
お任せするのは、代表のスケジュール管理、来客・電話対応、資料整理、会議準備、備品管理、各種事務手続きなど。
専門的な税務知識よりも、
「先回りして整える力」
「正確に事務処理を進める力」
「相手に配慮した対応ができる力」
を重視します。
バックオフィスとして、代表やスタッフが本来の業務に集中できる環境をつくる仕事です。
ことのは税理士法人は、「寄り添い伴走すること」「提案し確実に実行すること」を大切にし、伴走型・提案実行型の税理士法人を目指しています。(エンゲージ)
仕事内容
・代表秘書兼総務事務として、代表のサポート業務と事務所運営に関わる総務業務をお任せします。
・代表秘書業務
・代表のスケジュール管理
・アポイント調整
・来客対応
・電話・メール対応
・会議や打ち合わせの準備
・資料作成の補助
・会食・出張などの手配補助
・顧問先・取引先との連絡調整
・代表から依頼される各種事務サポート
総務・事務業務
・郵送物の確認・発送
・書類整理、ファイリング
・契約書・請求書などの管理補助
・備品管理、発注
・オフィス環境の整備
・社内資料の作成・更新
・採用・労務関連の事務補助
・顧問先資料の受付・管理補助
・その他、事務所運営に関わる庶務業務
税務申告書の作成など、専門性の高い税務業務をメインでお任せするポジションではありません。
代表や税理士、スタッフがスムーズに業務を進められるよう、バックオフィスから支える仕事です。
この仕事の役割
このポジションは、目立つ仕事ではありません。
しかし、代表の予定管理、資料準備、連絡調整、書類整理などが整っていることで、事務所全体の生産性が大きく変わります。
「誰かを支える仕事が好き」
「細かいところに気づける」
「整っていないものを整えるのが得意」
そんな方が力を発揮しやすい仕事です。
●1日のスケジュール例
※勤務時間は【要確認】です。週30時間勤務を想定した仮案です。※
例：週5日・9:30〜16:30勤務の場合
9:30 出勤・メール確認・当日の予定確認
10:00 代表のスケジュール確認、アポイント調整
11:00 来客・電話対応、資料準備
12:00 休憩
13:00 郵送物対応、書類整理、備品確認
14:00 会議準備、資料作成補助
15:00 社内外への連絡調整、翌日以降の予定確認
16:30 退勤
●入社後の流れ・研修入社初日〜1週間
まずは、事務所の基本ルールや業務の流れを理解していただきます。
・事務所内の案内
・使用ツールの説明
・電話・来客対応の流れを共有
・書類管理・ファイリングルールの確認
・代表のスケジュール管理方法を確認
●入社1か月目
代表秘書業務と総務業務の基本を、既存スタッフと一緒に進めながら覚えていただきます。
・スケジュール調整
・メール・電話対応
・会議準備
・郵送物対応
・備品管理
・資料整理
最初からすべてを一人で任せるのではなく、優先順位の付け方や確認すべきポイントを共有しながら進めます。
●入社3か月目
業務に慣れてきたら、代表の予定管理や事務所内の総務業務を主体的に進めていただきます。
・代表のスケジュール管理
・社内外との連絡調整
・資料作成補助
・採用・労務関連の事務補助
・事務所運営の改善提案
「言われたことをこなす」だけではなく、事務所がよりスムーズに回るよう、気づいたことを提案できる方を歓迎します。
☆アピールポイント☆
1. 週30時間程度の短時間正社員
フルタイムではなく、週30時間程度の勤務を想定しています。
正社員として安定した働き方をしながら、限られた時間でメリハリを持って働けるポジションです。
求人票では、雇用形態を 「正社員／短時間正社員」 と明記するのがおすすめです。
2. 代表に近い距離で仕事ができる
代表の予定管理や資料準備、社内外との調整を通じて、事務所運営の中心に近い場所で働けます。
単なる事務作業ではなく、代表やスタッフが本来の業務に集中できる環境をつくる仕事です。
3. 秘書・総務・事務経験を活かせる
秘書経験、総務経験、営業事務経験、士業事務所での勤務経験などが活かせます。
税務の専門知識がなくても、基本的なPCスキルや事務処理能力、丁寧なコミュニケーションがあれば活躍しやすい仕事です。
4. 天神エリアで通勤しやすい職場
勤務地は福岡市中央区渡辺通。
天神の中心からも近く、通勤しやすい立地です。ことのは税理士法人の採用ページでも、明るいオフィス環境や交通利便性が紹介されています。(エンゲージ)
5. 人を支えることが評価される仕事
数字を直接つくる仕事ではありませんが、代表やスタッフの業務効率を高める重要なポジションです。
「気づく力」「整える力」「支える力」を活かしたい方に向いています。
●仕事の大変な点
この仕事では、代表の予定変更や急な依頼に対応する場面もあります。
そのため、決まった作業だけを淡々と進めるというより、状況に応じて優先順位を変える柔軟さが必要です。
また、顧問先情報や社内情報など、機密性の高い情報に触れることもあります。
正確さ、守秘義務、丁寧な確認が大切です。
一方で、業務は一つずつ覚えていける内容です。
最初から完璧にできる必要はありません。
相手の意図をくみ取りながら、誠実に仕事を進められる方であれば、少しずつ活躍の幅を広げられます。
＜学歴＞
大学卒以上
＜求める人材必須条件＞
・基本的なPCスキルがある方
・Word、Excel、メールなどの基本操作ができる方
・社会人経験がある方
・守秘義務を大切にできる方
・丁寧な電話・来客対応ができる方
＜歓迎条件＞
・秘書経験がある方
・総務事務の経験がある方
・営業事務、一般事務、経理事務の経験がある方
・士業事務所での勤務経験がある方
・スケジュール調整やアポイント管理の経験がある方
・採用・労務関連の事務補助経験がある方
・Google Workspace、Chatwork、Slack、Notionなどの使用経験がある方
＜向いている方＞
・人を支える仕事が好きな方
・先回りして動くことが得意な方
・細かい確認を丁寧にできる方
・複数の業務を整理しながら進められる方
・明るく落ち着いた対応ができる方
・機密情報を慎重に扱える方
・限られた勤務時間の中で効率よく働きたい方
＜こんな方には合わない可能性があります＞
・指示された作業だけをしたい方
・急な予定変更への対応が苦手な方
・電話・来客対応に抵抗がある方
・細かい確認作業が苦手な方
・機密情報の取り扱いに慎重になれない方
・「秘書＝華やかな仕事」というイメージだけで応募したい方
実働時間：1日あたり7時間
平均勤務日数：1ヶ月あたり19日 〜 23日
完全週休2日制
◆土日祝日
◆夏休み
◆ゴールデンウィーク
◆年末年始
◆税理士試験前後の休み
◆正社員の有給取得率100％、有給消化率85％以上
市営地下鉄七隈線「天神南駅」東12番C出口 徒歩4分
基本給：月給 18万円 〜 25万円
固定残業代：なし
【一律手当】
全員に一律で支払われる通勤・皆勤・家族手当金額：なし
全員に一律で支払われるその他手当金額：なし
【福利厚生】
◆各種保険 （健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険）
◆税理士試験勉強 奨学金制度
◆税理士会費事務所負担
◆お菓子・ドリンク食べ飲み放題
◆お昼休みフリータイム取得
◆通勤手当
◆出張時の日当支給
◆電子書籍の見放題
◆オフィスカジュアルOK
◆業務用携帯の支給
社内の雰囲気はとても穏やかで相談しやすい環境です。
天神の中心部から近く、交通アクセスが良い環境で働ける点も魅力です。
オフィスにはコーヒーサーバーやお菓子・ドリンクも用意されており、リフレッシュしながら働ける環境づくりもされています。
喫煙所：喫煙所あり（屋外）
応募後、書類選考を行い、通過された方には面接のご案内をいたします。
面接では、これまでの事務経験や秘書・総務経験、PCスキル、働き方の希望についてお聞かせください。
「週30時間程度で、正社員として長く働きたい」
「事務経験を活かして、誰かを支える仕事がしたい」
そんな方は、ぜひご応募ください。
選考フロー
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