採用企業
学校法人 沖縄科学技術大学院大学学園
勤務地
沖縄県, 国頭郡恩納村
雇用形態
契約
給与
経験考慮の上、応相談
The position：
The Research Administrator position in the Quantum Architecture Unit (QA Unit) is responsible for a wide range of administrative tasks that ensure the smooth operation of the unit. This includes providing secretarial support for all unit members, managing finances, organizing academic events, and supporting grant-related activities under supervision.
募集要項：
量子アーキテクチャユニット（QAユニット）におけるリサーチアドミニストレーターは、ユニットの円滑な運営を支えるための幅広いアドミニストレーション業務を担います。これには、ユニットメンバーへの秘書業務の提供、財務管理、学術イベントの企画・運営、ならびに指導のもとでの外部資金関連業務のサポートが含まれます。
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Responsibilities：
1.Secretarial Support
- Serve as the primary administrative contact point for the QA Unit within OIST.
- Assist with day-to-day activities, including scheduling, managing communications, supporting hiring processes, and arranging travel for unit members.
- Update and maintain the QA Unit website.
- Organize and support academic events such as workshops, conferences, project meetings, and industry collaborations.
- Manage and update academic information for unit members.
- Support research data management for open access in coordination with the Library and Unit PI.
- Maintain a professional and well-organized unit work environment.
- Provide administrative assistance to PhD students and interns.
- Coordinate hiring processes and visiting researcher/visitor appointments.
- Oversee all administrative matters related to unit visitors.
2.Financial Administration
- Budget execution: Correctly manage and execute the QA Unit’s research budgets (including grant/project budgets) through OIST’s finance systems, including (but not limited to) procurement and business travels.
- Maintain financial records and oversee unit assets.
3.Grant related administration
- Provide administrative support for external competitive grants, including Kakenhi.
- Assist with both pre-award and post-award processes.
- Monitor and manage grant budgets, track expenditures, process payments, and ensure compliance with funding regulations.
- Support unit members in grant application and reporting activities.
職務内容：
1.秘書業務
- OIST内におけるQAユニットの主要な事務窓口としての対応。
- スケジュール調整、連絡対応、採用プロセスのサポート、ユニットメンバーの出張手配など、日常業務のサポート。
- QAユニットのウェブサイトの更新・管理。
- ワークショップ、学会、プロジェクトミーティング、産学連携などの学術イベントの企画・運営のサポート。
- ユニットメンバーの研究関連情報の管理・アップデート。
- 図書館およびユニットPI（代表研究者）と連携した、オープンアクセスに向けた研究データの管理。
- プロフェッショナルで整理されたユニットの業務環境の維持。
- PhD学生およびインターンに対する事務サポート。
- 採用プロセスおよび客員研究者・ビジターの受け入れ手続きのコーディネート。
- ユニット訪問者に関するすべての事務業務の統括。
2.財務管理
- 予算執行：OISTの財務システムを活用し、調達や出張関連費用を含むQAユニットの研究予算（グラント・プロジェクト予算を含む）の管理および執行。
- 財務レコードの維持管理およびユニット資産のマネジメント。
3.助成金関連の事務業務
- 科研費を含む外部競争的資金に関するアドミニストレーション業務。
- プレアワードおよびポストアワードの各プロセスのサポート。
- 研究費の予算管理およびモニタリング、支出管理、支払い処理、資金提供機関のコンプライアンスの確保。
- 研究者による申請書作成およびレポート業務のサポート。
職務経験
3年以上
キャリアレベル
中途経験者レベル
英語レベル
ビジネス会話レベル
日本語レベル
ビジネス会話レベル
最終学歴
大学卒： 学士号
現在のビザ
日本での就労許可は必要ありません
Qualifications
- Minimum 3 years of experience in academic administration and project coordination.
- Proven experience with financial administration in academia and using institutional finance systems.
- Successful track record in managing external competitive research funds (excluding Kakenhi).
- Strong communication skills in both English and Japanese (business level).
- Familiarity with grant management systems (e.g., e-Rad) and knowledge of application and reporting processes.
- Ability to work independently and collaboratively within a diverse team environment.
- Strong interest in research support and education.
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応募資格：
- アカデミック分野におけるアドミニストレーションおよびプロジェクトコーディネーションの3年以上の実務経験。
- 大学・研究機関における財務管理および機関内財務システムの使用経験。
- 外部競争的研究資金（※科研費を除く）のマネジメントに関する実績。
- 英語および日本語での優れたコミュニケーション能力（ビジネスレベル）。
- グラントマネジメントシステム（例：e-Rad）に関する知識、および申請・レポーティングプロセスへの理解。
- 多様なチーム環境において、自律的かつ協働的に業務を遂行できる能力。
雇用形態契約給与経験考慮の上、応相談
勤務時間: 所定労働時間：9:00 - 17:30 休憩時間：12:00 - 13:00
休日・休暇: 土曜日、日曜日、祝日、年末年始（12月29日～1月3日）
募集について
本求人は転職サイトCareerCross（キャリアクロス）がIndeedへの掲載を行っております。
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